Arkivforbundet opplever å ha blitt lyttet til når det gjelder virkeområdet, det vil si arkivering som utføres av private rettssubjekt på vegne av det offentlige. Det er særlig gledelig fra Arkivforbundets side at alle partier står bak forslag til endringer i ordlyden. Et mindretall foreslår at fylkeskommunen skal få et lovfestet ansvar ift. bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv.
Fra behandlingen i saken står følgende;
Komiteen viser til høringsuttalelser fra blant annet Sivilombudet og Arkivforbundet om private rettssubjekt som løser lovpålagte oppgaver på vegne av det offentlige. Komiteen støtter at de offentlige organene som har inngått avtale med private rettssubjekt om å løse slike oppgaver, skal ha plikt til å ta imot og ta vare på dokumentasjon fra tjenesteleverandøren, slik lovforslaget legger opp til.
Komiteen mener også at det må legges til en plikt for det aktuelle organet som setter ut tjenesten til å sørge for at pliktene oppfylles, og foreslår derfor en endring i § 7 i lovforslaget. Forslaget er lagt inn nedenfor. I opprinnelig forslag til loven fra departementet stod følgende;
Eit organ som inngår avtale om at eit rettssubjekt som ikkje er omfatta av lova, skal løyse lovpålagde oppgåver på deira vegner, har plikt til å ta imot dokumentasjon som gjeld oppgåveløysinga. Organet skal, så langt det er mogleg, forvalte denne dokumentasjonen som arkiv.
§ 7 Dokumentasjon av lovpålagde oppgåver som er løyste på vegner av organet – nytt forslag!
Eit organ som inngår avtale om at eit rettssubjekt som ikkje er omfatta av lova, skal løyse lovpålagde oppgåver på organet sine vegner, skal sørgje for at dei pliktene organet har etter lova, følgjast opp i oppgåveløysinga.
Organet har plikt til å ta imot dokumentasjon som gjeld oppgåveløysinga når rettssubjektet som har løyst oppgåvene ikkje lenger treng eller har rettmessig krav til dokumentasjonen.
Departementet kan gi forskrift om unntak frå føresegner gitt i eller i medhald av lova for rettssubjekt som løyser oppgåver på vegner av eit organ.»
Komiteen vil presisere at unntakshjemmelen bare er ment for tilfeller der det vil være behov for å tilpasse lovens plikter til de private aktørene, og at den ikke er ment å gi unntak fra hovedprinsippet om at rettighetsdokumentasjon skal tas vare på.
Komiteen mener videre at loven med denne endringen i større grad ivaretar arkivering av viktig rettighetsdokumentasjon.
Privatarkiv – lovfeste et ansvar for fylkeskommunen
Komiteens flertall, medlemmene fra Arbeiderpartiet og Høyre, viser til at det i lovarbeidet ble løftet fram flere gode argumenter fra høringsinstansene for å lovfeste en plikt for fylkeskommunene til å koordinere arbeidet med privatarkiv. Under komiteens åpne høring argumenterte også Arkivforbundet sterkt for dette. Flertallet deler intensjonen, og til dels bekymringen fra blant annet Arkivforbundet, men er også enig med KS som skriver i sitt skriftlige høringssvar:
«at der fylkeskommuner og kommuner får nye oppgaver, så må det også følge med finansiering. Økonomien i kommunal sektor er krevende nå og i årene fremover».
Komiteens medlemmer fra Senterpartiet, Sosialistisk Venstreparti og Venstre viser til at privatarkivene utgjør en vesentlig del av samfunnets samlede dokumentasjon, særlig innenfor områder som kultur, næringsliv og organisasjonsliv. Disse medlemmer mener at fylkeskommunene, som allerede har et ansvar for arkivarbeidet regionalt, også bør få et klart lovfestet ansvar for å bidra til bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv. Dette vil sikre bedre samordning, kompetansebygging og ressursutnytting på regionalt nivå, og bidra til å motvirke tap av viktig privatarkivmateriale. Disse medlemmer peker på at fylkeskommunene, gjennom sin nærhet til både offentlige og private aktører i regionene, er godt rustet til å ta dette ansvaret.
Disse medlemmer viser til at Arkivlovutvalget i NOU 2019:9 foreslo å gi fylkeskommunene ansvar for å koordinere arbeidet med private arkiver av regional betydning. Disse medlemmer viser til at Arkivverket i høringsrunden har støttet dette og uttrykt bekymring for at fylkeskommuner og kommuner ikke vil prioritere å utvikle politikk og ta ansvar for et fagfelt som de ikke har noe lovregulert ansvar for. Disse medlemmer viser videre til at flertallet av de fylkeskommunene som har uttalt seg om samordning av arbeidet med privatarkiv, er skuffet over at regjeringen ikke går inn for å lovfeste en regional koordinerende rolle for fylkeskommunen.
Disse medlemmer viser til at regjeringen i den foreliggende proposisjonen konkluderer med at det ikke er tjenlig med en slik lovfesting. Som begrunnelse oppgir regjeringen blant annet at «dei fleste fylkeskommunane alt har inkludert privatarkivarbeid i kulturplanane sine, eller at dei arbeider for å nå dette målet». Videre trekker regjeringen fram at Arkivverket har lyktes i å etablere samarbeid og god samordning med fylkeskommunene uten å ha et lovpålegg å vise til.
Disse medlemmer viser til at Arkivforbundet mener dette er en skjønnmaling av dagens situasjon. Disse medlemmer viser til at høringsinstansen grunngir dette standpunktet med at det er fylker i dag som ikke har en fylkeskoordinerende institusjon med et slikt ansvar. Videre følger det ingen statlig støtte til institusjonene som har et fylkeskoordinerende ansvar, og eventuell regional støtte varierer fra fylke til fylke. Det er også stor forskjell på institusjonene som har fått dette ansvaret, eksempelvis et museum, et byarkiv eller en interkommunal arkivinstitusjon.
Etter dette finner disse medlemmer regjeringens argumentasjon lite overbevisende. I likhet med flere høringsinstanser, frykter disse medlemmer at privatarkiv med regional betydning ikke vil bli tilstrekkelig vektlagt innenfor fylkeskommunale planverk og prioriteringer, dersom plikten til koordinering ikke lovfestes. Disse medlemmer mener det vil være svært uheldig om dette fører til at målet om en samlet samfunnsdokumentasjon ikke oppfylles, ved at kildene som bevares for ettertiden vil ha en slagside og domineres av offentlig virksomhet.
Forslaget fra Senterpartiet, SV og Venstre;
«Stortinget ber regjeringen komme tilbake til Stortinget med forslag om å lovfeste et ansvar for fylkeskommunene om bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv.»
