Arkivforbundets innspill til forslag om dokumentasjon og arkiv
Arkivforbundet ser positivt på at regjeringen har oversendt forslag til ny arkivlov til behandling i Stortinget. Det har vært helt nødvendig, slik vi ser det, å få en revisjon av arkivloven med tilhørende forskrifter.

Vi støtter opp om endringen av navnet på lovframlegget der dokumentasjon løftes opp som begrep. Vi synes også det er bra med navnendringen fra Arkivverket til Nasjonalarkivet, da vi mener det vil gi en tydeliggjøring av etatens ansvar og samfunnsoppdrag og være lettere å kjenne igjen for befolkningen.

Likevel mener vi lovforslaget kunne hatt tydeligere vært tydeligere krav til å sikre rettighetsdokumentasjon i tilfeller der private virksomheter utfører lovpålagte oppgaver på oppdrag for det offentlige. Vi hadde også sett for oss at fylkeskommunen hadde fått styrket sin rolle rundt privatarkiv.  
Formålet med loven
Arkivforbundet er fornøyd med at begrepet «kulturarv» er blitt inkludert i lovens formålsparagraf (2. ledd). Det at arkiv (og privatarkiv) er kulturarv er et prinsipp som er viktig å lovfeste. Det er positivt at den tidligere formuleringen om «verneverdige» privatarkiv er blitt endret og definert som «privatarkiv med rettslig, historisk, kulturell eller vitskapleg verdi.» Videre er det positivt at formålsparagrafen presiserer at loven også skal legge til rette for tilgjengeliggjøring av privatarkiv, ikke bare bevaring.

Sikre rettighetsdokumentasjon uavhengig av tjenestetilbyder
Dette lovforslaget fastsetter at private rettssubjekt som løser lovpålagte oppgaver på vegne av det offentlige, ikke skal omfattes av arkivlovens virkeområde. Departementet tilrår imidlertid at de offentlige organene som har inngått avtale med private rettssubjekt om å løse slike oppgaver, skal ha plikt til å ta imot og ta vare på dokumentasjonen fra tjenesteleverandøren.

Vi mener dette ikke er tilstrekkelig dersom ift. å sikre rettighetsdokumentasjon i slike tilfeller, og dermed oppnå en forsvarlig og etterrettelig offentlig forvaltning slik formålsparagrafen fastsetter.

Arkivforbundet mener at forslaget fra NOU 2019-9 var bedre:
«Organ omfattet av første ledd som setter ut lovpålagte oppgaver til noen som ikke er omfattet av denne loven, skal sørge for oppfølging av dokumentasjonspliktene for disse oppgavene».

Slik forslaget lovutkastet nå er innrettet vil et forsøk på å praktisere bestemmelsene stride mot gjeldende rett i personvernforordningen. Private aktører, eksempelvis en privat barnehage, må ha rettslig grunnlag for å behandle personopplysninger.

Som hovedregel vil behandling av sensitive personopplysninger være forbudt, dersom ikke dette grunnlaget finnes. Det rettslige grunnlaget for kommunale barnehagers behandling av personopplysninger/sensitive personopplysninger hjemlet i personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav c «rettslig forpliktelse» og art. 9 nr. 2 bokstav j «arkivformål». Private barnehager og andre private rettssubjekter som ikke faller inn under virkeområdet til arkivloven slik tilfelle er med dette forslaget, har dermed ikke lov til å samle inn og behandle denne typen dokumentasjon. Og de har da selvsagt ikke anledning til å behandle dette som arkiv. Kommuner har derfor heller ikke anledning til å inngå avtaler om at disse opplysningene skal tas var på i sine arkiv.

Dette betyr at forslaget til §7 i proposisjonen er verdiløs i slike sammenhenger. Kommunen kan gjerne ha en plikt til å ta imot dokumentasjonen, men når det private rettssubjektet ikke har anledning til å behandle slike opplysninger, vil det ikke bli overført denne typen dokumentasjon.

Datatilsynet sitt standpunkt er at en privat barnehage eller annet privat rettssubjekt ikke kan utøve myndighet ovenfor omsorgsperson til barnet og pålegge en arkiveringsplikt for opplysninger som samles inn om dem. Dette vil være et betydelig inngrep i personvernet. Vi mener Stortinget må ta stilling til denne problemstillingen. Det vil være uheldig om det er ulikt rettsvern for barn som mottar lovpålagte oppgaver fra private aktører, jamfør de rettighetene barn som mottar oppgaver fra kommunene selv.

Offentlige organ har i dag plikt til å skape, arkivere og bevare rettighetsdokumentasjon. Det er, slik vi ser det, helt nødvendig at rettighetsdokumentasjon fra skoler, barnehager, barnevern, sykehjem med mer tas vare på uansett hvem som utfører en tjeneste. Private som gir disse tjenestene har ikke det samme arkivansvaret med dagens regelverk, og med eksemplet ovenfor viser vi at denne praksisen videreføres i departementets forslag. Det vil, etter vårt syn være krevende å få dette arkivansvaret inn i avtaler eller særlover i ettertid. Dessuten mener vi å plassere slike bestemmelser i særlover vil gjøre det krevende å ha oversikt.

Innsynsrett
§17.  Arkivforbundet er positiv til at Nasjonalarkivet får et presisert lovgrunnlag for håndtering av sin taushetsplikt. Men, kompleksiteten som ligger til grunn for denne presiseringen, som blir drøftet godt og grundig i proposisjonen, gjelder også for kommunalt og fylkeskommunalt materiale. Dette materialet må fremdeles håndteres i det komplekse bildet knyttet til ulike klausulbestemmelser i særlover. Dette gir en risiko for at kommunalt materiale derfor blir mer utilgjengelig enn statlig materiale, samt en risiko for en annen innsynspraksis for materiale som i sitt vesen bør sees i sammenheng.

Privatarkiv – Fylkeskommunen må få lovfestet ansvar
Arkivforbundet mener at fylkeskommunen bør få et lovfestet ansvar for å sørge for koordinering av arbeidet med privatarkiv på regionalt nivå. Arkivforbundet er bekymret for at viktige privatarkiv kan gå tapt, da Arkivverket ikke forholder seg til regionalt verneverdige arkiver, og at fylkeskommunen ikke har et lovfestet ansvar for å bygge opp kompetanse og innsats innen privatarkivarbidet. Vi hadde ønsket at det ble lovfestet at fylkeskommunen skulle ha en koordinerende rolle for privatarkiv (Prop. 52 L, s. 124). Det er et stort flertall av fylkeskommunene som har uttalt seg i tidligere prosesser rundt lovarbeidet som har ønsket en lovfesting. Det er overraskende at departementet heller ikke vil fastslå bindende regler om på hvilken måte samordningen med arbeidet på privatarkiv skal foregå (s. 127).

Departementet konkluderer med at det vil være tilstrekkelig å gi Nasjonalarkivet et overordnet ansvar for at arbeidet blir samordnet, og at det er hensiktsmessig at de aktuelle aktørene er frie til å finne samarbeidsformer som passer dem best. I den forbindelse argumenterer departementet med at privatarkivfeltet vil være bedre tjent med rom for fleksibilitet og ulike løsninger, istedenfor at handlingsrommet bindes opp. Videre trekkes det fram at de fleste fylkeskommunene alt har inkludert privatarkivarbeid i sine kulturplaner, samt at Arkivverket har lyktes i å etablere samarbeid og god samordning med fylkeskommunene uten å ha et lovpålegg å vise til. Vi mener at dette er en skjønnmaling av dagens situasjon. Det er fylker i dag som ikke har en fylkeskoordinerende institusjon med et slikt ansvar (Agder og Rogaland). Det følger ingen statlige støtte til de institusjoner som har et ansvar, og det varierer fra ingen støtte til noe støtte fra fylke til fylke. Det er også stor forskjell på hvilken institusjon som har fått et slikt ansvar, eksempelvis kan det i et fylke være et museum, i et byarkiv eller en interkommunal arkivinstitusjon.

§18. Arkivforbundet er fornøyd med at lovteksten eksplisitt nevner Nasjonalarkivets plikt til både å samordne og medvirke til det faglige utviklingsarbeidet med privatarkiv. Men det er noe usikkert hva det reelt sett vil innebære ift. forventninger fra departementet.

Kriterier for særskilt verneverdig
§20. Arkivforbundet ville ønsket at Nasjonalarkivet utformet tydelige kriterier rundt hva som er intensjonen i lovteksten, og få frem hva som gjør at noe vil defineres som «særskilt bevaringsverdig». Vi tenker også en klargjøring vil øke oppmerksomheten rundt særlig verdifulle privatarkiv som kan stå i fare for å gå tapt eller forsvinne ut av landet.