Innledning
Arkivforbundet er positive til flere av anbefalingene som kommer fra Ytringsfrihetskommisjonens utredning. Vi vil her legge vekt på de områdene der arkivfeltet kan bidra til å oppnå målsettingene om ytringsfrihet, en åpen forvaltning og en saksbehandling som sikrer at vesentlig dokumentasjon blir ivaretatt.
Vi har valgt å forholde oss til kapittel 9 Desinformasjon og feilinformasjon og i enda større grad kapittel 11 Offentlighetsprinsippet og retten til informasjon. Særlig sistnevnte kapittel handler mye om arkiv. Arkivforbundet legger merke til at utredningen i stor grad tar utgangspunkt i at bevaringen er i orden, mens vi ser at utfordringene er knyttet til innsyn og tilgjengeliggjøring. Arkivforbundet er også bekymret for om rettighetsdokumentasjon har og blir godt nok tatt vare på.
Kulturdepartementet har ikke sendt ut høringsinvitasjonen til arkivinstitusjoner eller arkivorganisasjoner utenom Arkivverket. Det kan lett oppfattes som at departementet ikke fullt ut forstår arkivenes rolle når det gjelder å høste og sikre dokumentasjon, samt funksjonene som ligger til arkivfeltet for tilgjengelighet til dokumentasjon, og som samlet er vesentlig for å sikre åpenhet i forvaltningen slik at en skaper tillit og motvirker mistro og konspirasjonsteorier. Dette inkluderer også arkivtjenestenes veilederrolle for forvaltningen i slike spørsmål. Det vil ikke være mulig å nå flere av målene ytringsfrihetskommisjonen ønsker uten velfungerende arkiver. Arkivforbundets hovedbudskap er at flere av anbefalingene som kommisjonen kommer med er gode og bør følges opp.
Kapittel 9 Desinformasjon og feilinformasjon
Arkivforbundet er enig i at det er behov for en kontinuerlig trening i kildekritikk for hele befolkningen. Kommisjonen anbefaler at det skal være kursing blant annet i bibliotekene. Vi mener i tillegg at innsikt i arkivene, som det å se arkiver fysisk eller få besøk av de som arbeider med dokumentasjon, kan være viktig for å forstå kilder og dokumenter. Eksempelvis kan Digitalarkivet løftes frem som et sted der store mengder av kilder finnes transkribert og skannet. Kildekritikk og bruk av kilder bør også styrkes i undervisningen.
Kapittel 11 Offentlighetsprinsippet og retten til informasjon
Arkivforbundet er enig med kommisjonens vurdering om at det haster med å ta tak i de arkivmessige utfordringene som digitalisering av offentlig sektor har skapt. Vi støtter særlig kommisjonens indirekte kritikk av at arbeidet med ny arkivlov og forskrift tar for lang tid. Vi deler også kommisjonens kritikk av at departementet ikke følger opp og utreder det opprinnelige arkivlovutvalgets fremtidsrettede forslag for om for eksempel sektorovergripende dokumentasjonsplikt, treffsikker informasjonstilgang og friere søk. Arkivforbundet er av den oppfatning at vi nå har et gammelt og utdatert sett av lovverk og forskrifter innen arkivfeltet, og dette medfører at arkiv og dokumentasjon i stor grad går tapt. Konsekvensen av dette er redusert innsyn og åpenhet i forvaltningen.
Arkivforbundet er svært bekymret etter at Kulturministeren skrev i sitt svar til stortingsrepresentant for SV, Kathy Lie, den 16. september 2022, at det ikke blir behandling av ny arkivlov før tidligst våren 2024. I svaret uttalte kulturministeren også at dagens arkivlov ikke er utdatert. Vi mener mye viktig arkivdokumentasjon går tapt, så lenge det ikke kommer på plass en ny lov og et regelverk som tar utgangspunkt i dagens og fremtidens digitale utfordringer og løsninger.
Det vises til i utredningen under 11.4.7 Andre undersøkelser, utvalg og tilsyns- og kontrollinstanser, at mange arkivverdige dokumenter ikke blir arkivert. Dette skjer både i statlig forvaltning og på fylkeskommunalt og kommunalt nivå. Et godt eksempel på manglende dokumentasjon er planleggingen og avveiningene forut for beslutningene vedrørende de omfattende koronarestriksjonene som ble innført 12. mars 2020.
Under 11.7.2 Innsyn blir trenert og nedprioritert, står det at en løsning vil være å få på plass en innebygd arkivering (automatisk), da dokumentasjon lett går tapt når den enkelte saksbehandler selv må vurdere hva som skal arkiveres eller ikke. Vi deler vurderingen til kommisjonen.
Under 11.7.3 Juridisk og teknologisk etterslep gjør at viktig dokumentasjon går tapt vises det til at departementet ikke følger opp flere av anbefalingene fra Arkivlovutvalget om en felles, sektorovergripende dokumentasjonsplikt, friere søk i registrerte metadata, klagerett for mediene og utredning av et nytt tilsynsorgan. Dette er en kritikk Arkivforbundet også deler.
Vi er enig med kommisjonen om at forskriftsarbeidet må settes i gang snarest siden departementet legger opp til at mye skal løses i forskrift. Arkivforbundet er også enig med kommisjonen om at det bør settes i gang utredninger om sektorovergripende dokumentasjonsplikt.
Kommisjonen anbefaler også at arkivloven og offentlighetsloven bør sees i en sammenheng. Dette er Arkivforbundet enige i.
Under 11.7.4 Frykt for å gjøre feil begrenser innsyn vises det til manglende kunnskap i forvaltningen om hvordan arkivloven og offentlighetsloven skal praktiseres. Det vises også til at taushetspliktbestemmelsene er vanskelig å praktisere. Kommunene må av den grunn kunne synligjøre og dokumentere at forvaltning av arkiv skjer i henhold til ulike gjeldende lovverk og forskrifter. Arkivforbundet mener at tilsyn fra Arkivverket bør styrkes, men også at det tilføres økte ressurser rundt om i kommunene til arkiv og dokumentasjon.
Under 11.8.1 Bedre opplæring i innsynsrettighetene i forvaltningen anbefales det bedre opplæring i forvaltningen. Arkivforbundet er enige i det, og mener at de kommunale arkivinstitusjonene, samt Arkivverket som arkivmyndighet, bør ha en sentral rolle.
Under 11.8.2 Endringer i offentleglova basert på evaluering og undersøkelser står det at det bør være en gjennomgang av offentlighetsloven som sees i sammenheng med det arbeidet som nå pågår med ny arkivlov. Vi deler denne vurderingen.
Under 11.8.2.1 Utvide lovens virkeområde påpekes det at mange private aktører som utøver viktige samfunnsoppgaver ikke er underlagt offentlig innsyn. Dette kan, som det står i utredningen, føre til manglende åpenhet. Vi vil påpeke tilsvarende utfordringer knyttet til arkivloven, da private skoler for eksempel ikke har plikt til å ta vare på rettighetsdokumentasjon, slik de offentlige skolene har.
Arkivforbundet deler synet på at uansett hvem som utfører tjenester på vegne av samfunnet, det være seg innen helse eller skole, så må dokumentasjon tas vare på og bli bevart for ettertiden. Alle mennesker må sikres rett til innsyn i egen sak. Offentlige organ har i dag plikt til å skape, arkivere og bevare rettighetsdokumentasjon. Slik vi ser det, er det helt nødvendig at rettighetsdokumentasjon fra skoler, barnehager, barnevern og sykehjem tas vare på og at det offentlige tjenestetilbudet må dokumenteres på lik linje uavhengig av hvem som utfører selve tjenesten. Med dagens regelverk vil kommuner ikke ha rettslig grunnlag for å avtale arkivering av personopplysninger utført av en privat tilbyder. Vi mener derfor at innbyggernes rettssikkerhet er svekket ved dagens regelverk. Det finnes flere eksempler på at viktig rettighetsdokumentasjon har blitt slettet, noe som har bidratt til at sårbare innbyggere ikke har fått rettighetsvederlag.
Arkivforbundet arbeider for en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Det vil si at det i større grad må tas vare på historie og arkiver fra privat sektor, Det vil være uheldig for fremtidens forståelse av vår samtid, dersom den store forskjellen mellom mengden bevart dokumentasjon i offentlige arkiver og privatarkiver fortsetter. Et virkemiddel for å redusere denne ulikheten, er å øke utviklingsmidlene for arbeid med privatarkiv.
Under 11.8.2.5 Reaksjoner for brudd på offentleglova kommer kommisjonen med anbefalinger om å offentliggjøre de som bryter offentlighetsloven, slik man har rundt ROBEK-listene. Vi støtter dette. Åpenhetsbarometeret trekkes frem som en inspirasjon. Arkivforbundet tror det er bra med både ris og ros i den offentlige forvaltningen, slik det også anbefales.
Under 11.8.2.6 Lovfeste rett til innsyn i beskrivelser av datasett anbefales det innsyn i hvilke datasystemer som finnes og hvilke tekniske verktøy det offentlige benytter seg av. Arkivforbundet støtter anbefalingen, men synes det er beklagelig at dette ikke allerede har skjedd uavhengig av lovverket, og at det må regelendringer til for å bedre innsyn og dokumentasjon.
Til sist mener Arkivforbundet at kommisjonens oppsummerende anbefalinger må være enda mer konkrete enn hva som foreligger.
Oppsummering
Arkivforbundet anbefaler følgende;
Med vennlig hilsen
Arkivforbundet
