Kulturdepartementet har i samarbeid med Arkivverket sett i gang ei kartelegging av endringsbehov i arkivregelverket. 5. juni deltok LLP, ved styreleiar Tom Oddby, på eit innspelsmøte vedkomande dette arbeidet, der representantar frå organisasjonar og grupper med særleg ansvar innan arkivdanning og -bevaring var inviterte.
I etterkant av møtet har departementet bede om skriftlege innspel, med frist 15. juni. Du kan her lese LLP sitt innspel:
Revisjon av arkivforskriften – skriftlig tilbakemelding fra LLP
LLP viser til innspillsmøte med departementet 5. mai, og sender over sitt skriftlige innspill ihht fristen 15. juni.
LLP (Landslaget for lokal- og privatarkiv) er en nasjonal interesseorganisasjon som først og fremst jobber med bevaring og formidling av kommunale og private arkiver. LLP sine medlemmer er for det meste arkiv- og museumsinstitusjoner, samt kommuner, bibliotek, historielag og private bedrifter/organisasjoner. Vårt sekretariat ligger i Bergen, der den daglige driften forestås av vår organisasjonssekretær. Mer info om LLP på www.llp.no og på Facebook.
LLP er meget fornøyd med at det nå settes i gang et revisjonsarbeid i fht arkivforskriften, men vil samtidig gi uttrykk for at også arkivloven må endres, og i likhet med innspill fra departementenes arkivledergruppe mener LLP at arkivloven og forskriften må sees i sammenheng. Videre vil LLP få gjenta det vi sa på innspillsmøtet, om at både presseforbundet og fylkeskommunenens arkivlederforum bør inviteres inn i revisjonsarbeidet.
LLP vil også kommentere statssekretær Bjørgulv Vinje Borgundvaag sitt svar til Kommunal Rapport 6. mai, vedrørende innspillsmøtet 5. mai: ”Bakgrunnen for møtet er at departementet i samarbeid med Arkivverket har igangsatt en kartlegging av endringsbehov i arkivregelverket, i første omgang mht. forskriften. De inviterte instanser representerer virksomheter som har sin daglige kjerneaktivitet direkte styrt av arkivregelverket. Det er ikke besluttet å sette i gang lov- eller forskriftsarbeid med sikte på endringer i gjeldende regelverk. Dersom det blir aktuelt å starte et arbeid på dette området, vil departementet legge opp til en bred høring av aktuelle endringsforslag for å sikre åpenhet og involvering”. At det ikke er besluttet å sette i gang lov- eller forskriftsarbeid stemmer ikke med hva departementet formidlet på innspillsmøtet. LLP vil få be om en avklaring av status for denne prosessen.
1) arkivforskriften må moderniseres både språklig og faglig. I dag er arkivforskriften tilpasset en arkivsektor med fokus på papirarkiver, her må fokuset endres til elektronisk arkiv og digitalisering av offentlig sektor. Bevarings- og kassasjonsbestemmelsene i forskriften er også passé. Bestemmelsen om kopibok bør strykes.
2) åpenhet og innsyn må være sentrale begrep også når arkivforskriften revideres, og revideringsarbeidet må derfor harmoniseres med eventuelle endringer i offentleglova. Ideelt sett mener LLP at innsynsretten bør nedfelles i arkivloven.
3) det er en stor utfordring for både arkivdanningen og arkivbevaringen at kommunale aksjeselskap og interkommunale selskap ikke har arkivplikt. Det er LLP sitt prinsipielle syn at det skal være arkivplikt på alt som skapes av arkiv i offentlig sektor, uavhengig av organisasjonsform. Vedlagt ligger et brev fra departementet til Riksarkivet fra juni 2012 vedrørende denne problemstillingen.
4) arkivforskriften må også i fortsettelsen ha fokus på både arkivdanning og arkivbevaring.
5) offentlige oppgaver som utføres av private skal ha samme arkivplikt som offentlig sektor (for eksempel kjøp av barnevernstjenester)
5) LLP mener at den nye arkivforskriften bør være på et mer overordnet nivå, og at detaljeringen kan legges til en ”standard” eller lignende som kan forvaltes av for eksempel Riksarkivet. Forskriften bør avgrense seg til å behandle de overordna og prinsipielle spørsmål om offentlig arkiv, så som 1) offentlige oppgaver skal følge retningslinjene i arkivlov og –forskrift, 2) organisasjoner i offentlig sektor skal ha arkivtjeneste, 3) journalføringsplikt og arkivplikt, 4) Noark-standard, 5) forbud mot ulovlig kassasjon, 6) bevaringsplikt, 7) tilgjengeliggjøring og formidling
LLP ser frem til det videre revisjonsarbeidet, og vil delta aktivt i den videre prosessen.
Vedlegg: De interkommunale selskapenes forhold til arkivloven
Mvh, og med ønske om en god sommer
Tom Oddby
styreleder
Mobil 92045612
E-post tomodd@drmk.no
