RAPPORT, STUDIETUR TIL KANADA, 23. – 29. JUNI 2012Karin Gjelsten vart i juni 2012 innvilga kr 5000 i reisestøtte frå LLP for å vitje sentrale institusjonar knytta til det kanadiske arkivmiljøet. Her er hennar rapport frå den innhaldsrike turen.
Først vil jeg takke Arkivarforeningen og Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP) for økonomisk støtte til å foreta denne studieturen til Canada. Jeg vil også takke Bergen byarkiv som lot meg få gjøre dette til en ukes studietur.
Årsaken til at jeg i utgangspunktet ønsket å reise på en studietur til Vancouver, var at jeg hadde hørt om arkivutdanningen og miljøet rundt University of British Columbia (UBC) The School of Library, Archival and Information studies. I tillegg hadde jeg lagt merke til Vancouver byarkiv (The City Vancouver Archives) på internett, og var blitt nysgjerrig på hvordan de arbeidet der. Under planlegging av denne studieturen, kom ideen opp om å kombinere vestkyst med østkyst, og Montreal framsto som en interessant kontrast og supplement til Vancouver. I planleggingsperioden tok jeg derfor kontakt med byarkivet i Montreal (Les Archives de la Ville de Montréal) for å undersøke om det var mulig å få en omvisning og et møte også der. Byarkivaren i Vancouver satte meg videre i kontakt med avdelingsleder og universitetsarkivar ved McGill universitetet i Montreal.
Dag 1, lørdag 23. juni
Etter omtrent 18 timers reise (der vi reiste 9 timer bakover i tid), var reisen til Vancouver gjennomført. Fram til tirsdag 26. juni gikk tiden med til å forberede seg, bli kjent i byen og komme over tidsforskjellen.
Dag 2, tirsdag 26. juni
Ved The School of Library, Archival and Information studies (UBC), ville det være spesielt interessant for meg å kunne få møte professor Dr. Luciana Duranti og miljøet rundt henne. Jeg hadde derfor kontaktet professor Duranti i håp om å få en avtale med henne og/eller andre aktuelle forskere ved universitetet. Duranti selv var bortreist, men hun organiserte et opplegg for meg via sin PhD-student, Corrine Rogers. Corrine hadde planlagt en innholdsrik dag for meg, som både inkluderte besøk på UBC Museum of Antropology og The School of Library, Archival and Information studies. I tillegg hadde hun lagt inn et møte med president for Archives Association of BC (AABC).
De fleste som arbeider innen arkivsektoren i Vancouver er utdannet ved UBC. Selv om jeg ikke fikk treffe professor Duranti selv, fikk jeg møte mange arkivansatte med bakgrunn fra denne institusjonen.
UBC Museum of Antropology (MOA)
Dagen startet med at Corrine Rogers kom kjørende i bil og plukket meg opp utenfor hotellet. Videre kjørte vi til UBC Museum of Antropology, hvor Corrine hadde avtalt et møte for oss. Krisztina Laszlo er arkivar ved dette museet, som blant annet dokumenterer kulturen til de opprinnelige stammesamfunnene «First Nations» på Canadas vestkyst. Disse stammesamfunnene hadde ikke noe skriftspråk, så det finnes ingen korrespondanse eller andre tradisjonelt skriftlige uttrykk fra disse befolkningene. Inuittene, som er én gruppe av «First Nations», er unntaket. Inuittene fikk nemlig bibelen oversatt til en skriftlig form som lå nært opp til deres eget språk.
Kulturytringene til «First Nations» består for en stor del av symboler, som den dag i dag formidles videre av moderne kunstnere. Det kan være symboler som er skåret ut i tre eller andre materialer.
Bill Reid, som levde fra 1920 til 1998, er en av Canadas kjente og allsidige kunstnere. Han gjorde seg gjeldende på mange områder, blant annet som gullsmed og treskjærer – i tillegg til at han var en anerkjent skribent og formidler. Han mor var «Haida», og Bill Reid har i sitt arbeid videreført denne kulturens uttrykk på mange måter og i mange varianter. For eksempel anskueliggjør hans mest kjente skulptur, The Raven and the First Men, legenden om at «ravnen var opphavet til de første menneskene». I tillegg til historier og legender, var han sterkt inspirert av blant annet totempelene. Hver for seg forteller disse kunstferdig utskårede trestammene en historie om heltedåder og kjente hendelser i familien. På en litt forenklet måte, kan en si at totempelene forteller en slekts (stammens!) historie. Både totempeler og Bill Reids arbeider kan man se på MOA. The Raven and the First Men er for øvrig gjengitt på den canadiske 20-dollarseddelen.
Historiene til de ulike stammekulturene har vært muntlig tradet gjennom generasjoner. Museet har lagt ned et stort arbeid i å intervjue og å dokumentere og oversette disse historiene. Det arbeides nå med å digitalisere det materialet som er samlet inn, det vil si at det arbeides med å overføre informasjonen fra kassetter til digitalt arkivformat (MP3/ wav).
UBC The School of Library, Archival and Information studies
Corrine Rogers tok meg videre med til UBC The School of Library, Archival and Information studies, hvor vi møtte ytterligere to PhD-studenter. Mitt inntrykk er at studenter kommer fra store deler av verden for å studere arkivfag ved UBC, og at InterPARES-prosjektet spesielt tiltrekker seg både arkivansatte og forskere i en bred skala.
Kort fortalt er InterPARES et prosjekt som omhandler implementering og håndtering av elektroniske arkiv i forvaltningen. Prosjektet er sterkt arkivfaglig forankret, og metoden bygger på «Diplomatic analyzes» http://en.wikipedia.org/wiki/Diplomatics
Selve forkortelsen InterPARES (som også kan bety den fremste/første blant likemenn) står for “The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems”. Prosjktet startet i 1999, og pågår fremdeles. Hittil har over 100 forskere, fra mer enn 20 land og fem kontinenter, deltatt i prosjektet. InterPARES har vært delt inn i tre avsluttende eller overlappende prosjektperioder, og helt kort kan nevnes:
– InterPARES 1 (1999-2001) hadde i utgangspunkt fokus på bevaring av autentiske administrative data som var skapt i databaser og saksbehandlersystem.
– InterPARES 2 (2002-2007) hadde fokus på arkivskaper, og hadde som mål å utvikle teori og metode som skulle sikre verifiserbarhet, ekthet og autentisitet til digital materiale fra arkivskapning til bevaring. Fokuset var komplekse arkiver og dynamiske, digitale systemer (for eksempel “e-government activities”).
– InterPARES 3 (september 2007 – 2012) er et fem års multinasjonalt prosjekt, som vil virkeliggjøre teorier og metoder for digital bevaring i konkrete «action plans» for å bevare elektronisk skapte arkiver.
Problemstillinger rundt håndtering av sms’er, e-post, sosiale medier og web-sider var blant diskusjonstemaene i møtet med PhD-studentene. Disse problemstillingene blir drøftet i InterPARES 3.
Corrine Rogers er en av de som har problemstillinger knyttet til InterPARES som tema I sin doktoravhandling. Hun skriver om ekthet, og originaler i en digital verden – og skal legge fram deler av sin forskning på årets ICA-konferanse i Brisbane. En overordnet problemstilling i diskusjonene med Corrine og de andre PhD-studentene, var «how to trust digital information?»
Corrines egen avhandling bærer for øvrig tittelen:
“Authenticity goes virtual: An exploration of authenticity and authentication as mechanisms for trusting information in a digital world.”
Kopi – /originalproblematikken eksisterer ikke i en verden av elektroniske arkiver, da det er systemene og prosessene (samt konteksten) som avgjør hvorvidt noekan kalles en autentisk, eller verifiserbar og ekte original. Det er derfor avgjørende med nasjonale og internasjonale standarder for håndtering av elektroniske arkiver, for at de i ettertiden skal kunne gjenkjennes og godkjennes som ekte, originale og uforfalskede dokumenter.
Et godt eksempel på en internasjonal standard er OAIS-standarden (The Open Archival Information System Reference Model) som nå er blitt en godkjent ISO-standard for digitale depot-systemer. Denne standarden har i seg alle aspekter for langtidsbevaring av digital informasjon, som overføring av data, lagring, håndtering, tilgangsstyring og migrering til nye medier. Digitale sikringsmagasin (DSM) bør bygges etter OAIS-modellen, som vil ivareta og sikre originale, og bidra til å hindre eventuell hacking eller forfalskning av informasjonen.
Når det gjelder ansvar for, og lokalisering av DSM, var konklusjonen at disse må være i arkivet. Dette fordi IT-folk ikke har den nødvendige kunnskapen om arkiv, og ikke kjenner tilstrekkelig til vårt fagområde. Dette viste seg å bli et tilbakevendende tema for diskusjon videre på turen.
For ytterligere informasjon, se:
www.digitalrecordsforensics.org
Det må legges til at UBC Vancouver Campus er verdt en reise i seg selv. Den eldste delen er fra 1908, og den ligger spektakulært til i landskapet – like ved Stillehavet.
Møte med en arkiv- og organisasjonsleder
Deretter hadde Corrine Rogers planlagt en sen lunsj for oss sammen med Christine Gergich, som har en ledende arkivstilling i rettssystemet («supervisor and appelate court records officer») i tillegg til at hun er leder av Archives Association of BC (AABC).
Christine Gergich hadde spesielt tre saker som hun med stor frustrasjon hadde behov for å dele med oss. Hun syntes for det første at dagene i altfor stor grad ble fylt opp av HR-oppgaver knyttet til det å være leder. På denne måten ble det liten tid til å ha fokus på alle arkivfaglige arbeidsoppgaver.
Som arkivar følte hun også på utfordringene i forhold til juristene som det skulle utøves arkivfaglige oppgaver for. De var motvillige til å bruke de nye elektroniske verktøyene, og drev fremdeles og sendte dokumenter på disketter til hverandre. Vi diskuterte om hvorvidt juristene var en ekstra «vanskelig» yrkesgruppe å få til å akseptere en elektronisk verden, eller om dette er en generell problemstilling for de fleste saksbehandlergrupper. Riktignok kan det være forhold i lovgivningen som gjør at rettsapparatet ikke kan bli elektronisk på en stund.
Blant annet har rettsvesenet i British Columbia diskutert forholdet mellom “data,” “electronic document,” and “record.” Dette er noe Corrine Rogers drøfter videre i sin avhandling.
Til sist hadde vi under lunsjen en lenger diskusjon og meningsutveksling om det viktige arbeidet som gjøres i – og av – arkivorganisasjoner. På forhånd hadde jeg hørt at bevilgningene til nasjonalt og overordnet arkivarbeid i Canada hadde gått nedover. Nå fikk jeg dette bekreftet. I ettertid har Christine sendt meg et brev som gikk fra arkivorganisasjonene til bevilgende myndigheter, med oversikt over alt arbeid som var stoppet opp – lokalt og nasjonalt – på grunn av svikt i de offentlige økonomiske overføringene. At jeg på denne måten skulle få kontakt med en representant fra en arkivorganisasjon, var uventet – men desto mer både nyttig og hyggelig. Både for LLP og Norsk Arkivråd er det viktig å pleie slike kontakter. Dette er nyttig både for å bli klar over andres utfordringer, og for å se hvordan organisasjonene arbeider.
Selv om forholdene kan være ulike, har vi mange overlappende interesser og utfordringer. Å møtes for å dele erfaringer er nødvendig, og det er både inspirerende og lærerikt.
Dag 3, onsdag 27. juni
Onsdag 27. juni var satt av til Vancouver byarkiv og bymuseum, som er ligger i to nabobygninger. Bygningene er i én etasje med flatt tak, noe som ikke alltid har vært gunstig for arkivene sin del. Området som bygningene ligger i, er svært pittoresk. Bygningene ligger vendt mot Stillehavet, det er på vestkysten – og mange sammenligner dette med vestkysten av Norge – og Bergen. Imidlertid er dette et stykke lenger sør i verden, så temperaturen er nok i gjennomsnitt høyere enn det vi er vant til i Norge. Dette viser igjen i et frodig blomstrende landskap. Dette var en dag til å bli ytterligere kjent med Vancouver som by, og med den kulturen som preger området. Vancouver er storby med en sammensatt befolkning. Særlig er det asiatiske innslaget rikt og mangfoldig. I tillegg møtte jeg på min tur tilfeldigvis også nordmenn som hadde slått seg ned her på grunn av fiske.
City Archives Vancouver (CVA) – Vancouver byarkiv
Ved Vancouver byarkiv var det avdelingsleder Heather M. Gordon som tok i mot meg og som viste meg rundt i lokalene. Avslutningsvis ble det organisert et møte om digitalisering og digital lagring. På dette møtet deltok også Vancouver byarkivs «Digital Archivist», Glen Dingwall.
Vancouver byarkiv ble bygget i 1973. Det er et funksjonelt og stilig bygg, men det flate taket har medført vannlekkasje og skade på en del av materialet. Deler av depotet var derfor pakket inn i plast for å forebygge ytterligere skade.
CVA har lagt stor vekt på nettformidling av kataloger, samt digital tilgjengeliggjøring av arkivmateriale. Ved arkivinstitusjonen finnes dokumenter som angår administrasjon av byen Vancouver, i tillegg til privatarkiver med tilknytning til området. Man har ivaretatt lokalhistorien gjennom å også bevare privatarkiv tilhørende individer og organisasjoner, for blant annet å dokumentere livene til pionerfamilier, kunstnere og andre som har satt sitt preg på byen. Blant annet har de i sine samlinger ca. 1 ½ millioner fotografier. Fotografiene dokumenterer store deler av Vancouvers kultur og historie fra 1860-tallet til rundt 1980. Gjennom fotografiene får en et innblikk i sosiale, kulturelle og økonomiske forhold gjennom byens historie, så vel som dokumentasjon av hverdagsaktiviteter til generasjoner av innbyggere. Hittil har de digitalisert ca. 80 000 av fotografiene. Det satses i det hele tatt sterkt på digitalisering av foto og lyd.
Følgende lenke gir tilgang til kataloger, fotografier og annet digitalisert materiale:
http://searc.vancouver.ca/ Av ren nysgjerrighet skrev jeg inn «Norway» i søkefeltet, og fikk treff på både Sons of Norway og Roald Amundsens skip Fram.
Katalogen som CVA har brukt, bygger på et web-basert program for arkiv-beskrivelse fra ICA (International Council on Archives). Standarden, ICA-AtoM, er akronym for Access to Memory. Jf. følgende lenke for ICA-AtoM: https://www.qubit-toolkit.org/wiki/Main_Page
Metoden som brukes for langtidslagring av digital informasjon, er også her OASIS-modellen. CVA har utviklet dokumenter som beskriver metodevalget, Archivemetica, jf.: https://www.archivematica.org/wiki/Main_Page
Dessverre var fagansvarlig for «records menagement» ikke til stede denne dagen. CVA har som målsetning å ta vare på både det som blir skapt i det offisielle sak-/arkivsystemet samt det som blir skapt utenom. Se City of Vancouver Digital Archives Project: http://artefactual.com/wiki/index.php?title=Vancouver_Digital_Archives
Når det gjelder offentlige/kommunale dokumenter, har CVA som mål å bevare disse elektronisk. På sistnevnte nettside står det om prosjekt 1:
“The VanDocs Digital Archives project focused on problems related to preserving City records created within the City’s Electronic Records and Document Management System – VanDocs.”
Når det gjelder det private digitale arkivprosjektet (prosjekt 2) står det:
“The Private Digital Archives Project seeks to build upon the progress made in project 1 and provide the Archives with the ability to preserve digital records created outside of the VanDocs environment, in particular, records created and/or maintained by private individuals and organizations in recordmaking and recordkeeping systems that the Archives has no control over.”
Byen Vancouver har imidlertid vedtatt sentralisering av IT-kunnskap og kompetansemiljø. Det vil si at det ikke blir et eget digitalt sikringsmagasin ved byarkivet, da dette er noe som IT-avdelingen i The City Hall skal håndtere. CVA stiller krav til hva arkivinstitusjonen har behov for, etter gjeldende nasjonale og internasjonale standarder, og bestiller tjenester hos IT.
Det er imidlertid klart at arkivinstitusjonen har ambisjoner og har som målsetning å bevare så mye som mulig av arkivmateriale med tilknytning til Vancouver, både det offentlige og det som har privat karakter – og uansett lagringsform. Blant annet har de et stort prosjekt på gang for å bevare arkivene fra OL 2010.
Museum of Vancouver – Vancouver museum
Også ved Vancouver museum er de gode formidlere, og Vancouvers spennende kulturhistorie står enda klarere for meg etter noen timer her. Her ble Vancouvers historie fortalt gjennom fotografier, gjenstander og forstørrede, digitaliserte arkivdokumenter. Blant annet ble det formidlet en sterk historie om hvordan japanerne ble behandlet under 2. verdenskrig, da de ble betraktet som «fienden», selv om de hadde bodd i Vancouver i hele sitt liv. For eksempel ble bilene deres beslaglagt av de canadiske styrkene.
Dag nr. 4, torsdag 28. juni
Etter en flytur på rundt 5 timer, og etter å ha «mistet»3 timer, landet jeg i Montreal kl 2 om natten.
Klokken 10 denne dagen hadde jeg en avtale med direktør og universitetsarkivar, Theresa Rowat, ved MCGill-universitetet.
McGill
McGill-universitet er fra 1821, og er et av de eldste i Canada. Helt fram til 1960 har kirken i området vært sterk og dominerende, og den katolske lære hadde preget det meste av undervisningssystemet og helsevesenet her i 400 år. Rundt 1960 ble samfunnet sekularisert, og dette omtales som «den stille revolusjon».
Theresa Rowat fikk kun anledning til et to timers møte, da hun på kort varsel måtte delta på et viktig telefonmøte. Det viste seg at hun er med i styret for Canadian Council of Archives
http://www.cdncouncilarchives.ca/bofd.html
Den økonomiske situasjonen, med reduserte bevilgninger til arkiv og nasjonalt utviklingsarbeid, gjorde at styret til CCA måtte ha et hastemøte på telefonen.
Erfaringen fra McGill-universitetet, er at IT-folk og arkivfolk ikke alltid snakker samme språk. Universitetet hadde kjøpt inn «EMC Documentum» til å ivareta arkiv- og saksbehandling. Det var IT-folkene som kontrollerte programvarene. På grunn av at samarbeidet mellom arkiv og IT ikke var helt vellykket, valgte man ved McGill-universitetet å kjøpe IT-tjenester av eksterne konsulenter. De innleide konsulentene bidro til at de fikk lage et rammeverk for å implementere elektroniske arkiv.
Jeg fikk en fin omvisning, jeg fikk hilse på arkivstudenter med sommerjobb, og jeg fikk se en utstilling som Theresa hadde laget i inngangspartiet til universitetet i forbindelse med universitetets 190-års jubileum.
Noen arkivstudenter får sine første arbeidsoppgaver innen arkiv ved å arbeide her, for eksempel ved å ordne arkivene som er samlet inn fra forskeres kontorer. Når forskere eller administrasjonens ansatte slutter, tar de gjerne med seg alle løse dokumenter og leverer dem i arkivet. Arkivet må gå gjennom dette materialet, og får trenet seg i flid og nøyaktighet ved å skille ut originaler, kopier og kladder. Også denne øvelsen tror jeg at flere av oss kjenner igjen.
Theresa beklaget det korte møtet, men jeg ble invitert hjem til henne dagen etter. Besøket hjemme hos Theresa var svært hyggelig, og jeg fikk hilse på både familie og venner. Jeg fikk dessuten en ny kunstopplevelse i form av praktisk bruk av arkivmapper. Theresa hadde nemlig tegninger av slekt og venner malt direkte på veggen. Tegningene var blitt til ved at arkivmappene ble brukt som «sjablonger», der motivet var tegnet og klippet ut – og til sist malt med sprayboks rett på veggen. Barnebarn, katt og svigerdatter ble dermed «innrammet» av en arkivmappe – og arkivert i et svært moderne anegalleri.
Dag nr. 5, fredag 29. juni
Denne siste studiedagen skulle jeg bruke til å samle ytterligere kunnskap om den østlige delen av Canada. I denne delen av landet (Québec) er det fransk som er det offisielle språket. Den franske befolkningen er stolte av at de i større grad enn i de øvrige delene av landet levde i fred og harmoni med den opprinnelige befolkningen. Det var heller ikke uvanlig at det ble inngått giftermål mellom de franske innflytterne og folkegruppene som allerede holdt til her.
McCord Museum
Et besøk på McCord Museum gir et godt bilde av utviklingen av byen Montréal og området rundt. Da jeg besøkte museet, viste de en flott utstilling av fotografiene til Edward Curtis. Han ble født den16. februar i 1868, i Whitewater, Wisconsin. Han ble tidlig interessert i foto, og utmerket seg ved å fotografere «Native North Americans». I 1906 bestemte han seg for å fotografere nordamerikanske «Aboriginal peoples» for å dokumentere deres livsstil før de ble borte for godt. I 1930 fullførte han sitt arbeid, som han kalte The North American Indian. Anslagsvis tok Curtis 40.000 fotografier av medlemmer av 80 stammer. Dette er en fantastisk dokumentasjon av en kultur som er borte. Det er ikke vanskelig å forstå at Edward Curtis ble kalt the Shadow Catcher.
Lenke til McCords nettutstilling:
http://www.mccord-museum.qc.ca/expositions/expositionsXSL.php?lang=1&expoId=76&currSectionId=1
Les Archives de la Ville de Montréal/ City Archives/Montreal byarkiv
Montreal byarkiv ligger i rådhuset i gamlebyen, i en storslått bygning. Denne ble bygd etter at en brann i mars 1922 hadde ødelagt det gamle rådhuset fra 1870-tallet. Brannen ødela også deler av det historiske arkivet, men mesteparten ble likevel bevart. Det historiske arkivmaterialet befant seg da, som nå, i et solid underjordisk depotlokale – vegg i vegg med rådhuset.
I 1967, holdt den franske presidenten Charles de Gaulle, sin berømte «Vive le Québec libre- tale» fra en balkong i denne bygningen (om løsrivelse av Québec fra det øvrige Canada). Dette var under Expo 67, en begivenhet som er godt dokumentert ved byarkivet. Avdelingsleder Mario Robert, hadde stor glede av å vise meg bilde av vår egen Kronprins Harald som også var på offisielt besøk i Montreal under Expo 67.
Vi snakket om viktigheten av å digitalisere arkivmateriale for å gjøre dette tilgjengelig for allmenheten. «Acsess to archives» er det viktigste av alt. Det er ikke noe poeng i å ha arkiver hvis de ikke når ut til allmennheten. Mario Robert gir ut bøker og trykksaker med billedmateriale fra Montreal, og har planer om digitale bøker på nett.
Også mikrofilmer blir digitalisert, og det er prosjekt på gang for å digitalisere karter i storformat. Etter at digitaliseringsjobben er gjort, kan materialet plasseres i mer fjerntliggende lokaler. Lenke til Montreal byarkiv:
http://ville.montreal.qc.ca/portal/page?_pageid=165,114997&_dad=portal&_schema=PORTAL
Kulturelle opplevelser utenom arkivene
En slik studietur gir også anledning til kulturopplevelser av mange slag. Både i Vancouver og Montreal var det jazzfestival på denne tiden, og jeg var så heldig at jeg fikk med meg 6-7 konserter.
I begge byene ble jeg også imponert over myndighetenes satsning på gang- og sykkelveger. I Vancouver kan man for eksempel sykle mil etter mil langs Stillehavet. Myndighetene kjøper opp bygninger med strandlinje etter hvert som de blir lagt ut for salg. Husene blir deretter revet og erstattet med sykkelveger.
Montreal Museum of Fine Arts hadde en fantastisk fin kunstutstilling av Tom Wesselmann.
Dette var en blanding av moderne kunst og installasjoner som til sammen utgjør en rik dokumentasjon fra vår tid. I tillegg var her countrymusikk som han også hadde skrevet tekst og melodi til. Musikken ble spilt i deler av lokalene, samtidig som man kunne se de håndskrevne melodiene og tekstene.
Oppsummert – hvorfor en slik tur er viktig
Til tross for ulike metoder og innfallsvinkler, har vi som arbeider med arkiv felles mål. Selv ikke de ulike arkivmiljøene i Canada var enige om de veivalgene som skulle tas for å nå dette målet, men samtlige var enige om at digitalisering, bevaring av elektroniske data – samt tilgjengeliggjøring av disse – er av de store utfordringene for vår tid.
En studietur til andre institusjoner setter ens egen hverdag i perspektiv. Det gir inspirasjon, det gir faglig påfyll, og det setter det i gang flere prosesser om hvorfor det er viktig å arbeide med dokumentasjon av fortid og nåtid – med fokus på framtid.
