Arkivforbundet sitt innspill til Arkivlovutvalget
Arkivforbundet sitt innspill til Arkivlovutvalget

Arkivforbundet takker for muligheten til å gi skriftlig innspill til Arkivlovutvalget, og for at vi på grunn av tidlig ferieavvikling kunne sende dette litt senere enn planlagt.

Vi ønsker også å møte utvalget i annet halvår, og håper det lar seg gjøre i forbindelse med et utvalgsmøte før jul. Ta kontakt med generalsekretær Kjetil Landrog vedrørende muligheten for et slikt møte.

Innledende kommentarer
Generelt sett vil vi peke på viktigheten av å få en skikkelig utredning av samfunnets arkivfunksjoner, slik Stortingsflertallet har bedt om. Vi viser her til anmodningsvedtak 1047 (2016-2017), datert 21. juni 2017, og kommenterer dette fordi vedtaket ikke er eksplisitt nevnt i Arkivlovutvalgets mandatet slik dette foreligger på Kulturdepartmentets nettside.

Vi har så langt ikke tatt stilling til om våre forslag bør inn i en ny arkivlov eller i arkivforskriften, derfor bruker vi betegnelsen arkivlov i dette innspillsdokumentet. Videre er det åpenbart at arkivloven må oppdateres ifht en digital tidsalder og det faktum at det aller meste av offentlig arkiver og dokumentasjon skapes digitalt.

Utfordringene med å ta vare på digitalt skapte arkiver gjelder også for privatarkiver samt for audiovisuelt arkivmateriale, og det er viktig at utvalgets arbeid også diskuterer hvordan man best kan ivareta også slike arkiver og formater.

EUs forordning for personvern (GDPR) er tatt inn revisjon av ny personopplysningslov. Nytt i forordningen er at det er kommet inn et selvstendig vilkår for viderebehandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse som et selvstendig kriterium. Her er det ikke skilt mellom hvem som har skapt arkivene. Dette er noe som må avklares i arbeidet med ny arkivlov.

Arkiv- og dokumentasjonsplikt for hele offentlig sektor
Arkivforbundet mener at arkivloven skal gjelde alle deler av offentlig forvaltning, uansett organisasjonsform. I dag er situasjonen slik at flere interkommunale samarbeidsordninger – som er helt eller delvis eid av det offentlige – ikke har arkiv- og dokumentasjonsplikt. De mest åpenbare eksemplene er kommunale aksjeselskap og interkommunale selskap organisert etter lov om slike selskap (LOV-1999-01-29-6). Interkommunalt samarbeid er svært utbredt for å løse blant annet lovpålagte oppgaver, ikke minst på områder der det er svært viktig at dokumentasjon ivaretas i et rettighetsperspektiv.

Konsekvensen av manglende lovregulering ifht arkiv og dokumentasjon i interkommunale samarbeidsordninger er at viktig juridisk, forvaltningsmessig og forskningsmessig dokumentasjon kan gå tapt, både for eierkommunene og for enkeltpersoner. Det er vanskelig å se for seg at dette har vært intensjonen fra lovgivers side. Arkivforbundet oppfatter at det er nærmest unison enighet om dette i arkivsektoren, og viser her også til en undersøkelse Kommunal Rapport nylig har gjort om dette temaet. I nettutgaven datert 22.6.2018 omtales undersøkelsen, og der 60 % av de interkommunale selskaper ønsker arkivplikt. Kun 13 % ønsker ikke arkivplikt.

Arkiv- og dokumentasjonsplikten må også gjelde private tilbydere av offentlige tjenester. Arkivforbundet er selvsagt kjent med at for eksempel kommuner kan stille krav til arkiv og dokumentasjon når det inngås avtaler med private tilbydere (som private barnevernsinstitusjoner), men erfarer at dette gjøres i svært liten grad. Derfor mener vi at det er lurt å ta dette inn i en ny arkivlov.

Lovregulering og tiltak i arbeidet med privatarkiver
Arkivlovens nåværende formålsparagraf er nøytral når det gjelder skille mellom offentlig og privat skapte arkiver. Men det har vist seg at loven har sikret en systematisk bevaring av offentlig arkiv materiale, mens bevaring av privatarkiv har vært avhengig av å få politisk støtte og fatte interesse for å bli bevart. Hva som blir tatt vare på varierer stort i arkiv-Norge, og sammenlignet med hva en tar vare på av offentlig dokumentasjon fremstår bevaring av privatarkiver alt for tilfeldig og lite planmessig. Det er store forskjeller knyttet til om og hvordan privatarkiver blir tatt vare på både på kommunalt nivå og på regionsnivå. Forskjellen i hvordan privatarkivarbeidet er organisert landet rundt gjør at viktige privatarkiv har gått tapt, og vil fortsette å gå tapt.

Riksarkivarens strategi for privatarkiver er et resultat av større satsning på denne type arkiver, og er et resultat av en ønsket politikk. Strategien skal sikre at privatarkiver i større grad blir tatt vare på, og Arkivforbundet er glad for at privatarkivfeltet både er bedre synliggjort og at det er gjort tiltak for mer bevaring. Vi mener allikevel at det er nødvendig å diskutere en lovregulering av arbeidet med privatarkiver, slik at man kan nå et overordnet mål om god og helhetlig samfunnsdokumentasjon.

Etter Arkivforbundets oppfatning er den største grunnen til at bevaring av privatarkiver er så ulikt vektlagt at dette feltet ikke er lovregulert ifht bevaring. Særlig synlig er dette i kommunal sektor, der kommunale arkivinstitusjoner i svært varierende grad bevarer privatarkiver. Eksempelvis tar IKA Kongsberg ikke imot privatarkiver fra sine 42 eierkommuner i Buskerud, Telemark og Vestfold. Arkiv i Nordland er en svært stor aktør i sin region, med ca. 5000 hyllemeter privatarkiver. Når privatarkivarbeidet ikke er lovpålagt er det vår erfaring at arbeidet ikke får den nødvendige prioritet, og dermed heller ikke den finansering som er nødvendig for å kunne bevare privatarkiver.

Som et apropos til finansiering av privatarkivarbeidet har den andelen av prosjekt- og utviklingsmidlene som er øremerket privatarkiver de siste åra økt 2 til 8 millioner kroner. Det er selvsagt svært positivt at regjeringen ser utfordringene med bevaring av privatarkiver, men dette må være stimulerende tiltak som kommer i tillegg til et større lovmessig vern av privatarkiver.

Riksarkivaren har med hjemmel i §13a hatt ansvaret for å holde oversikt over verneverdige privatarkiv. Dette har Riksarkivet i praksis gjort gjennom arbeidet med Samkatalogen for privatarkiv, som var en oversikt over privatarkiv i Norge. Det er behov for en bredere oversikt over hva som er særskilt verneverdige privatarkiv og at en bevaringsinstitusjon også på lokalt plan skal kunne gripe inn og sikre verneverdige privatarkiv som står i fare for å gå tapt. Kulturminnevernet er for eksempel regulert systematisk på sitt fagfelt på en annen måte enn på arkivområdet. Riksantikvaren har derfor nasjonale mål og konkrete prioriteringer hvert år. Ofte er dette delegert til byantikvaren. Dette mener vi at man må få til også på arkivfeltet, det vi i like stor grad kan snakke om arkiver som kulturminner, og som det vil være helt vesentlig å bevare.

Mulige tiltak for å få en bedre tilvekst av privatarkiver kan eksempelvis være at private foreninger og organisasjoner som mottar offentlig støtte blir pålagt en avleveringsplikt til en offentlig arkivinstitusjon. Et annet eksempel på tiltak kan være å inngå formelle samarbeid med store nasjonale organisasjonssammenslutninger som Norges idrettsforbund og Næringslivet hovedorganisasjon for å sikre at vesentlige næringslivs- og idrettsarkiver blir tatt vare på. I hvert fall idretten mottar en stor andel offentlige midler, men det er ikke krav til bevaring av arkiv- og dokumentasjon. Når det gjelder næringslivsarkiver så har Sverige klart å bevare mer arkivmateriale enn man har klart i Norge. Kanskje bør man skjelne mer til den svenske modellen for privatarkiver på dette feltet.

Audio-visuelle arkiver
Arkivforbundet har de siste årene jobbet spesielt med audio-visuelle arkiver. Arbeidet er forankret i vår generelle handlingsplan, og vi har også laget en spesifikk handlingsplan for denne type arkiver. Vårt innspill her baserer seg på denne handlingsplanen.

Manglende nasjonalt ansvar for å koordinere det audiovisuelle arkivfeltet gjør at flere aktører forsøker å løse nasjonale utfordringer gjennom mindre prosjekter, uavhengig av og parallelt med hverandre. Bevaring av analogt audiovisuelt arkivmateriale krever optimale, stabile og sikre lagringsforhold. Det er for få magasiner med slike kvaliteter i dag, og de er ikke tilgjengelige for alle. Arkivverket mangler magasinkapasitet, og Nasjonalbibliotekets mandat, samlings- og bevaringspolitikk, krever en overføring av rettigheter til materialet. Dette kommer i konflikt med den enkelte forvaltningsinstitusjons avtaler, prinsipper for bevaring og ønske om å formidle materialet. Det er behov for at institusjoner kan deponere arkivmaterialet hos andre bevaringsinstitusjoner, uten at rettigheter til materialet overføres. Løsninger kan være å gi mandat til en nasjonal institusjon, eller å bygge regionale arkivmagasin i tilknytning til forvaltningsinstitusjoner. Dette forutsetter en endring i arkivloven, om oppbevaring av kopier av arkivdokumenter i flere virksomheter.

En moderne arkivlov bør muliggjøre at flere virksomheter kan samarbeide om å ivareta en samling. Depot og formidling bør kunne fordeles på forskjellige virksomheter, og flere virksomheter bør kunne ha brukskopier av samme samling slik at flere kan jobbe med formidling og tilgjengeliggjøring til brukere. En moderne arkivlov bør ikke forhindre sikker og kostnadseffektiv bevaring av arkivmateriale, inkludert digitalt materiale, for langtidsbevaring.

Oppsummering
Arkivforbundet er ønsker at Arkivlovutvalget tar med seg disse innspillene:
– Viktig med en grundig utredning av samfunnets arkivfunksjoner, i tråd med Stortingets vedtak
– Arkivloven må gjelde alle typer offentlige arkiver, uansett organisasjonsform
– Arkivloven må tydeliggjøre at offentlige oppgaver som utføres av en privat tilbyder skal dokumenteres på samme måte som offentlig forvaltning
– Kommunale arkivinstitusjoner bør gis myndighet til å frede vesentlige privatarkiv etter mønster av byantikvaren sin fredning av for eksempel bygninger.
– Bevaring av privatarkiver bør lovreguleres
– Arkivinstitusjoner som har et geografisk ansvarsområde må få et ansvar også for privatarkiv i sitt område.
– Det bør stilles krav til bevaring av privatarkiver for de organisasjoner som mottar offentlig støtte
– Det er et behov for at audiovisuelt materiale kan deponere sitt arkivmateriale uten at rettigheter overføres. Depot og formidling bør fordeles på forskjellige virksomheter, og flere må kunne ha brukskopier av samme samling.

Styremøte i Arkivforbundet event 21/11-2018 - 22/11-2018
location_on Oslo byarkiv, Maridalsveien 3
message Styremøte i Arkivforbundet
share