Rapport frå Nordiske arkivdage i København 6.- 8. mai

Karin Gjelsten Nordiske arkivdageNordiske arkivdage

Karin Gjelsten frå LLP sitt styre representerte LLP ved Nordiske arkivdage, som fann stad i København, 6.- 8. mai. Her kan du lese hennar rapport frå konferansen.

LLP SIN DELTAGELSE VED NORDISKE ARKIVDAGE 2015

Jeg hadde den store glede å være LLP sin representant ved Nordiske arkivdage 2015, som fant sted i København fra 6. til 8. mai.

Det hele startet med en flott mottagelse i Christian 4.s Bryghus, hvor det danske riksarkivet var vertskap.  Riksarkivar Asbjørn Hellum håndhilste på alle deltagerne og ønsket hver især velkommen.

I bygningen, som er et av de eldste husene i København, er det samlet 300 kongelige skulpturer fra slott, hager og byrom.  Her ble deltagerne traktert etter alle kunstens regler. I disse fantastiske omgivelsene var det gode muligheter til å vedlikeholde – og å stifte bekjentskap med arkivarer fra de nordiske landene. Spesielt var det hyggelig å møte vår egen riksarkivar i en slik uformell sammenheng.

Faglig program

Sentrale tema ved Nordiske Arkivdage, var digitalisering, tilgjengeliggjøring og utdanning av arkivarer.

Den tidligere lederen av The National Archives i Kew, Oliver Morley, holdt det ene av to keynote-foredrag. Han ledet tidligere blant annet arbeidet med digitalisering av dokumenter ved nasjonalarkivet og håndtering av digitalt skapt materiale. I dag leder han «Driver and Vehicle Licensing Agency» (DVLA), hvor det arbeides digitalt med rettigheter og plikter knyttet til bilkjøring m.m. Fokuset hans nå er blant annet digitalt skapt materiale, og hvordan arkivinstitusjonene må forberede seg til å håndtere dette materialet.

Det andre keynote-foredraget ble holdt av Peter Blume, som er professor i jus ved Københavns Universitet. Hans foredrag hadde fokus på den tilbakevendende problemstillingen om at personvernet ikke blir tilstrekkelig ivaretatt i vår digitale tid. Både sosiale medier som facebook og verktøy som google gjør det vanskelig for enkeltpersoner å ha sitt privatliv i fred.

Parallellsessioner

Gode parallellsesjoner med et faglig mer «spisset» program og med mindre grupper av deltagere, åpner ofte for diskusjon og interessante faglige vinklinger. De samme parallellsesjonene gikk over to dager. Det var så mye som åtte parallellsesjoner å velge blant:

  1. Formidling, undervisning og historiefortellinger
  2. Sikring
  3. Arkiver og forvaltning
  4. Arkivutdanning og kompetanseutvikling
  5. Crowdsourcing
  6. Digitalisering og publisering av arkivalier på internett
  7. Tilgjengeliggjøring av digitale arkivaliser
  8. Forskningsfunksjoner i arkivvesenene

Det sier seg selv at her må man velge ut områder som man har en viss interesse for, eller prøve å tilegne seg ny kunnskap om det store fagområdet vårt. Selv hadde jeg meldt meg på parallellsesjon nr. 3: Arkiv i forvaltningen.

Her er det verdt å trekke frem det norske riksarkivs Vilde Ronges innlegg om dokumentfangst fra epost. Hun viste til en arbeidsgruppe med som hun har ledet, med deltagere fra offentlig og privat sektor. De har forsøkt å finne ut hvorfor det er så utfordrende med epost, og å komme med noen forslag til hvordan man kan gjøre situasjonen bedre. For å sikre god og relevant dokumentfangst fra epost, må man ha en kombinasjon av mange ulike innfallsvinkler, som favner både kultur, organisasjon, teknologi og lover og standarder. Utfordringen må gripes fra mange nivåer, fra myndighetsnivå, via arkivskapere og arkivtjenester, og ned til hver enkelt ansatt i virksomheten.

Problemstillingen som områdeleder Mette Hall-Andersen fra det danske riksarkivet tok opp er også svært interessant, og sannsynligvis også overførbar til norske forhold. I Danmark har man fra slutten av 1990-årene innført en ordning som stiller krav til myndighetenes arkivsystemer på et relativt overordnet plan. De offentlige myndighetene har siden den gang brukt systemer med digitale dokumenter som skal være godkjent av riksarkivet, på tilsvarende måte som vi i Norge har NOARK-standarden.

I 2010 kom det nye regler på området. Nå skal systemene i tillegg til å være godkjente, også ha en prosedyre som sikrer hvordan dokumentene registreres korrekt etter reglene.

Spørsmålet hun stiller er hvor langt arkivene kan gå før man kan hevde at arkivene påvirker arkivdanningen så mye at det går ut over myndighetenes særegne kultur og praksis.

I Norge har vi levd med NOARK-standardene lenger enn de har gjort i Danmark, og vi ser også fordeler med bruk at elektroniske skjema og saksdokumenter med faste, predefinerte titler. Samtidig har vi arkivarer gjort oss en dyrebar erfaring, som har lært oss at dersom det blir for komplisert å bruke de elektroniske systemene – ja, så benytter saksbehandlere og ledere seg av epost og andre verktøy for å unngå forsinkelser i saksbehandlingsprosessen.

For å bli inspirert på et område der jeg har mindre erfaring, valgte jeg å få med meg innlegget til Brynja Björk Birisdóttir, under parallellsesjonen om formidling, undervisning og historiefortellinger. Hun kunne fortelle om hvordan Nasjonalarkivet på Island har deltatt i formidlingsaktiviteter utenfor arkivet. I samarbeid med Islands Nasjonalmuseum, Islands kunstmuseum, Arne Magnæiske institutt og Islands naturhistoriske museum, har de produsert en permanent utstilling av Islands kunsthistorie og visuelle kulturarv. Å gå gjennom arkivbestanden med tanke på spesifiserte kunstneriske uttrykk, har vært en ny erfaring for både arkivarer og kunstneriske kuratorer.

Utstillingen, som har fått navnet «Perspektiv», viser Islands kunsthistorie tematisk gjennom ulike perspektiver og gjennom folkets selvbilde. Tekstdokumenter, bøker, kart og tegninger, originalmateriale og skannede dokumenter blir stilt ut som en del av installasjoner.

Jeg kan heller ikke la være å trekke frem «Arkivgutterne», som inntok scenen etter Brynja. Dette er Kenn Tarbensen (seniorforsker ved Rigsarkivet, Aarhus) og Jørgen Mikkelsen (seniorforsker ved Rigsarkivet, København). De begynte et samarbeid med den danske avisen Politiken i 2013. Av «Bagsiden» ble de omtalt som «Arkivgutter», og her publiserer de historier fra arkivene, spesielle avleveringer og lignende som dukker opp. I dette innlegget ble vi presentert for utvalgte «Bagsidehistorier», litt om samarbeidet med offentligheten – og om leserreaksjoner.

Flere plenumsforedrag og «grilling» av riksarkivarene

Torsdag, i det konferansen nærmet seg avslutningen, holdt Ulrik Langen, professor ved Københavns Universitet et innlegg om arkiver, arkivalier og moderne historiefortellinger. Behovet for samarbeid mellom arkiv, undervisning og universitetsfag ble vektlagt både av Langen og av flere andre av konferansens innledere.

Mia Ridge fra «The Open University» holdt konferansens siste innlegg, som handlet om det viktige temaet “Crowdsourcing”. Deling og tilgjengeliggjøring av kilder er viktig i et demokratisk samfunn, og dersom dette kan organiseres i form av dugnadsvirksomhet, kan enda mer bli gjort enn det som de profesjonelle institusjonene klarer å håndtere alene.

Til slutt gjensto det som mange hadde gledet seg, nemlig «grilling» av de fem nordiske riksarkivarene. Samarbeid mellom nasjonalbibliotek og riksarkiv/nasjonalarkiv ble tatt opp som ett av flere interessante emner. Hvordan dette samarbeidet skal utøves – var det også tanker om, som for eksempel felles digitaliseringsprosjekter. Vår felles nasjonale hukommelse består av 50% arkiv og 50% bibliotek, som jeg synes å erindra at Inga Bolstad uttrykte det. Derfor er samarbeid viktig!

To døgn med arkiv, nesten 48 timer i sammenheng, gir bare enda lyst på mer arkiv. Fagområdet er stort, så det er nok å ta av. For LLP er det viktig å være til stede på nasjonale og internasjonale konferanser. Organsiasjonen må til en hver tid være orientert om de store retningene, samtidig som der er av stor verdi å knytte bekjentskap med kolleger fra inn- og utland.

Protokoll frå landsmøte 2015

Protokollen frå LLP sitt landsmøte i Bergen, 13. april, er no klar. Nedanfor kan du lese denne og saksdokumenta for møtet.

Protokoll frå landsmøte 2015

Saksdokument

Framlegg til forretningsorden

Sak 1. Konstituering: Val av møteleiar, referent og representantar til å underskrive protokollen frå møtet.

Sak 2. Årsmelding
Saksdokument

Sak 3. Revidert rekneskap
Saksdokument 3.1 (signert årsrekneskap og årsberetning)
Saksdokument 3.2 (signert revisjonsberetning)

Sak 4. Fastsetjing av kontingent
Saksdokument

Sak 5. Budsjett
Saksdokument

Sak 6. Handlingsplan
Saksdokument

Sak 7. Val av styre
Saksdokument

Sak 8. Val av valkomité på tre medlemmer etter framlegg frå styret
Saksdokument

Sak 9. Framlegg fremja av medlemer eller av styret
Saksdokument

Berre arkivarar fekk gje innspel om arkivforskrifta

Arkivforskrifta er under revisjon og tysdag 5. mai inviterte Kulturdepartementet, som har ansvaret for revisjonen, til innspelsmøte. Kommunal Rapport melder at fleire reagerer på at pressa og andre representantar for ålmenta ikkje var inviterte til møtet. Berre arkivmiljøet og KS var invitert. LLP-leiar Tom Oddby var sjølv tilstade under møtet. Han meiner fleire, og særleg pressa, burde ha vore inviterte. Kulturdepartementet hevdar på si side at det ikkje er snakk om lov- eller forskriftsarbeide med sikte på lovendringar i gjeldande regelverk, og at det i første omgang er snakk om ei kartlegging av endringsbehov i regelverket.

Les artikkelen i Kommunal Rapport:
«Bare arkivarer fikk si sin mening om arkivregler»

 

Den Internasjonale Arkivdagen 2015

Tyne and Wear Archive and museum - no copyright restrictions

International Council of Archives sin seksjon for lokale, kommunale og regionale arkiv (SLMT) inviterar til å delta i markeringa av den Internasjonale Arkivdagen, 9. juni 2015.

Bli med på den Internasjonale Arkivdagen 2015!

Delta i markeringen av den Internasjonale Arkivdagen 2015 og vær med på å synliggjøre arkivenes og arkivarenes betydning!

På den Internasjonale Arkivdagen 9. juni 2015 markerer arkivarer verden over betydningen av arkivene. Din institusjon kan delta ved å sende inn et dokument fra samlingene som dokumenterer det lokalsamfunnet arkivet ditt dekker. Fortell kort om dokumentet. Skriv gjerne en kort melding til publikum i anledning arkivdagen, og oppgi arkivets nettadresse. Seksjonen for lokale, kommunale og regionale arkiver (SLMT) i International Council of Archives, ICA, har laget en nettside der vi vil publisere alle dokumentene og meldingene som blir sendt inn.

Hvis du sendte inn et dokument i 2014, hvorfor ikke sende inn et nytt i 2015? I løpet av årene som kommer vil nettsiden få stadig større innhold! Her kan du se hva som ble gjort i 2014:www.internationalarchivesday.org. I juni 2014 hadde siden 1 566 845 treff og 15 875 besøk. Med din hjelp kan IAD 2015 bli enda større og bedre!

For å delta, send en jpg-fil (max 800×800 px) med det valgte dokumentet, sammen med en kort beskrivelse av det på norsk (og gjerne på engelsk også), samt evt. hilsen og nettadresse, innen 30. mai 2015, til: m.langelaar@rotterdam.nl.

Lik oss på Facebook: https://www.facebook.com/pages/ICA-Section-Local-Municipal-and-Territorial-Archives/183455228363014?ref=ts&fref=ts

Følg ICA på Twitter: @ICArchiv

Hashtag for den Internasjonale Arkivdagen 2015: #IAD15

Vi ser frem til å dele arkivskatter med kolleger over hele verden, og ønsker dere en god Internasjonal Arkivdag!

Med vennlig hilsen

Seksjonen for lokale, kommunale og regionale arkiver (SLMT)
International Council of Archives, ICA